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Die Bedeutung von Meilenstein- und Kostentrendanalysen im Projektmanagement
 
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Die komplexen Methoden des Projektmanagement reichen heute von der einfachsten Terminplanung bis zum Multi-Projekt mit Ressourcenplanung. Die Integration von Projektplanung in den firmeneigenen Geschäftsprozess ist dabei die eigentliche Schwierigkeit. Der Mangel an Akzeptanz und konsequenter Durchführung ist die Hürde an der viele Projektmanagement-Systeme scheitern. Um Planung und Pläne im aktuellen Einsatz zu überprüfen werden in hohem Maße Controlling und Reporting Mechanismen benötigt. Mit dem Projektinformationszentrum Prin(z) werden zwei wesentliche Kontrollverfahren, die Meilenstein- und die Kostentrendanalyse abgedeckt. Mit seinen umfangreichen Berichtsmöglichkeiten und vielfältigen Schnittstellen, bietet Prin(z) Unternehmen, fehlendes Projekt Controlling schnell und unkompliziert nachzurüsten.

Evolution von Projekt Management Tools

Projekte werden vermehrt in Zusammenarbeit geplant und protokolliert. Die Entwicklung der Tools, mit denen geplant wird, zeigen den Bedarf an Planungsinstrumenten. Drei wichtige Richtungen werden vom Markt verlangt: Erstens, grosse Mengen von Projektdaten werden nur noch in leistungsfähigen, relationalen Datenbanken verwaltet (z.B. Project-Central/ Microsoft Project ®). Zweitens wird Projektmanagement in vernetzten, Browser basierten Systemen stattfinden (z.B. Actano RPLAN ®). Und Drittens wird Projektplanung in Prozessmanagement eingebettet (CA ProcessContinuum/ Project Planner ®).

Fokussierung auf Projektprozesse

Projekte können heute nicht mehr als serielle Prozessketten angesehen werden, sondern man muss aufgrund von Überlappungen und Parallelitäten vielmehr von einem Prozessnetz sprechen. Die Prozessschritte sind als Meilensteine in einem Entwicklungszyklus zu sehen und geben Auskunft über die Erreichung eines gewünschten Zustandes bzw. eines vorgegebenen Ziels. Sie stellen die Übergabepunkte einer Vorleistung zu einer Nachfolgeleistung dar. Wenn sich also ein Meilenstein verschiebt hat dies direkte Auswirkungen auf den Gesamterfolg, den Prozessabschluss.
Die Auswirkungen einer Meilensteinverschiebung sind bei dieser Sichtweise umfassender zu sehen als bei einer seriellen Prozesskette. Es verschieben sich zum einen Nachfolgeprozesse, zum anderen aber auch parallele und überlappende Prozesse und haben somit Auswirkungen auf das gesamte Netzwerk.
Durch den harten Wettbewerb müssen Entwicklungszeiten immer mehr verkürzt werden, so dass Pufferzeiten meist gänzlich entfallen und immer mehr Prozessschritte parallel ablaufen. Die Verschiebung eines einzigen Meilensteins kann daher die Überschreitung von Lieferterminen oder die Verzögerung von Folgeaufträgen nach sich ziehen, was im Extremfall direkte Konsequenzen für den Cash Flow haben kann. Um frühzeitig auf negative Entwicklungen reagieren zu können, ist es nötig, Meilensteine regelmäßig zu analysieren.

Projektkontrolle & Projektberichte

Im Laufe eines Projekts wird es nicht selten zu kleinen bis mittleren Terminabweichungen kommen. Der Plan wird aktualisiert und es entstehen Differenzen im Soll/Ist-Vergleich, die aber noch wenig Aussagekraft besitzen. Bei langjährigen Projekten ist es unwahrscheinlich, dass eine Verzögerung den Abschlusstermin gefährdet, wird aber der Termin eines Arbeitspaketes sehr oft verschoben, kann man von weiteren Verzögerungen ausgehen. Interessant werden Terminverschiebungen also erst im zeitlichen Vergleich, im Überblick der zu einem Zeitpunkt angefallenen Änderungen, weil sie Voraussagen anhand des existierenden "Trends" ermöglichen.
Als Bezugspunkt chronologischer Vergleiche bieten sich die Meilensteine als Projektentscheidende Vorgänge an. Eine "Meilenstein-Trendanalyse" (MTA) erfasst die Veränderungen der Meilensteintermine und bildet sie in grafischer Form ab.
Betrachtet man die Planung des einzelnen Projekts wieder im Prozessverbund, so können durch einen Vergleich von ausgewählten Meilensteinen verschiedener Projekte oder Prozesse strategische Entscheidungen zur Verbesserung und Anpassung der gesamten Prozessdefinition abgeleitet werden. Die fortwährende Verschiebung eines Meilensteins eines bestimmten Prozesses kann unter Umständen auf einen generellen Misstand in der Prozessdefinition hinweisen.
"Meilensteintrendanalysen" (MTA) werden bereits in vielen Entwicklungsbereichen sehr erfolgreich eingesetzt; allerdings werden sie auch heute noch meist nur manuell erstellt und nicht von den eingesetzten Projektführungssystemen erzeugt. Als sehr übersichtliche grafische Form hat sich diese Darstellungsart durchgesetzt:

Meilenstein Chart

Auf der waagerechten Achse des Dreiecksrasters wird der Berichtszeitraum von links nach rechts aufgetragen, auf der senkrechte Achse von unten nach oben der Planungszeitraum mit identischer Zeiteinteilung. Die Meilensteine werden durch Symbole oder Farben unterschieden und laufend, in möglichst periodischer Folge, aktualisiert. Jede Aktualisierung führt zu einer neuen Eintragung, so dass für jeden betrachteten Meilenstein ein Polygonzug entsteht. Weicht der berichtete Meilensteintermin von dem ursprünglich geplantem Termin ab, verlässt der Polygonzug den waagerechten Verlauf:

Waagerechter Verlauf > Termin wird eingehalten
Ansteigender Verlauf > Termin wird überschritten
Fallender Verlauf > Termin wird unterschritten

Typische MTA-Kurvenverläufe:

Meilensteintrendanalyse Kurvenverlauf a und b

a) Normaler Verlauf
Ein typischer Kurvenverlauf bei "normaler" Projektdurchführung. Geringen Terminverschiebungen nach oben stehen auch solche nach unten gegenüber. Mit großer Wahrscheinlichkeit wird der Gesamttermin gehalten.

b) Extrem ansteigender Verlauf
Es wurden laufend viel zu optimistische Terminaussagen gemacht, sei es bewusst oder auf Grund einer generellen Unterschätzung des Aufgabenvolumens. Der Endtermin des Projekts wird sich erheblich verzögern.

Meilensteintrendanalyse Kurvenverlauf c und d

c) Trendwende-Verlauf
Bis kurz vor den jeweils geplanten Fertigstellungsterminen wurde bei allen Aufgaben eine Terminerfüllung prognostiziert. Erst gegen Ende werden fast schlagartig erhebliche Terminverschiebungen angekündigt. Es mangelt hier an einer frühzeitigen realistischen Terminaussage; ein rechtzeitiger Steuerungseingriff wurde damit unmöglich gemacht.

d) Divergierender Verlauf
Verlaufen unterschiedliche, aber fachlich voneinander abhängige Arbeitspakete in ihren Terminaussagen stark divergierend, so liegt der Verdacht nahe, dass eine der Tendenzen nicht realistisch ist. Die Projektplanung muss daher insgesamt überarbeitet werden.

Meilensteintrendanalyse Kurvenverlauf e und f

e) Gleichmäßig fallender Verlauf
Weisen alle Arbeitspakete laufend eine Terminvorverlegung auf, so muss angenommen werden, dass von Beginn an mit zu großen Sicherheitspuffern geplant wurde. Die zuständigen Terminplaner müssen angehalten werden, künftig realistischere Aussagen zu machen.

f) Zick-Zack-Verlauf
Verlaufen alle Kurvenzüge in einem sich wiederholenden Zick-Zack, so zeugt dies von einer erheblichen Unsicherheit in den jeweiligen Terminaussagen. Damit ist auch die Aussage zum Gesamttermin als äußerst unsicher anzusehen.

Return on Investment (ROI)

Die Vorteile einer grafisch visualisierten Meilensteintrendanalyse für das Unternehmen können sich bereits nach wenigen Berichtszeitpunkten ergeben. Mitarbeiter entwickeln ein erhöhtes Terminbewusstsein, da ihnen ja die Terminentwicklung grafisch deutlich gemacht wird. Ein Ausdruck der Grafiken, egal ob als Hardcopy oder als PDF per E-Mail, ist natürlich auch ein gutes Kommunikationsmittel für und vor Meetings aller Projektbeteiligten. Aus den Aussagen der Trendanalyse lassen sich Verbesserungen für zukünftige Projektplanungen & Prozesse ableiten. Auch Angebote können so realistischer formuliert werden. Werden Terminverschiebungen rechtzeitig vorhergesehen und mit dem Kunden abgesprochen, können Konventionalstrafen vermieden oder zumindest gemildert werden. Rechnungen, die erst verspätet gestellt werden können, werden früher in Liquiditätsplanungen berücksichtigt.

Die MTA ist das aussagekräftigste Terminkontrollinstrument
Aus: Burghardt, M.: Einführung in Projektmanagement, Publicis MCD Verlag, Erlangen 2001.

 

Was ist eine Kostentrendanalyse?

Die Kostentrendanalyse (KTA) ist eine Methode zur Kostenverfolgung in Projekten.

Der geplante Kostenverlauf (baseline) wird den tatsächlichen Kosten (actual) gegenübergestellt. Weichen diese Linien voneinander ab, zeigt sich eine Kostendivergenz im Projektverlauf. Zusätzlich kann eine Prognose (preview) generiert werden, die für eine Aufwands- bzw. Kostenschätzung als hilfreiche Grundlage dient.

Kostenkontrolle Chart

Der Plan/Ist-Vergleich ist das tragende Element der Projektkontrolle
Aus: Burghardt, M.: Einführung in Projektmanagement, Publicis MCD Verlag, Erlangen 2001.

Durchführung in der Praxis

Viele auch namhafte Unternehmen führen Trendanalysen aufgrund fehlender Softwareunterstützung noch immer mit Hilfe eines "schwarzen Bretts" oder für die Anforderung wenig geeigneten "Office-Paketen" durch. Im ersten Fall trägt jeder Projektverantwortliche seinen aktuellen Termin an einer zentralen Stelle im Unternehmen regelmäßig in einen ausgehängten Plan ein, im zweiten Fall entsteht in der Regel schnell ein Wildwuchs verschiedenster Graphen, die lediglich Insellösungen darstellen. Beide Verfahren sind denkbar ungeeignet, einen unternehmensweiten Standard für das Controlling zu etablieren.

PRIN(Z) - das Projektinformationszentrum

Prin(z) schließt die Lücke und hilft, anerkannte Standardanalyseverfahren des Projektmanagements in die Unternehmenslandschaft zu integrieren. Neben den Hauptpunkten MTA (Meilensteintrendanalyse) und KTA (Kostentrendanalyse) bietet Prin(z) eine Protokollfunktion, ein flexibles und umfassendes Reporting sowie eine Vielzahl von Gestaltungsmöglichkeiten und Import- / Exportfunktionen. Als Add-on Produkt für PM Systeme kann Prin(z) standalone eingesetzt werden oder über Schnittstellen mit Microsoft Project oder RPlan kommunizieren.

Ihre Vorteile der MTA:

  • Plan/Ist-Vergleich der Meilensteintermine
  • Projektübergreifender Vergleich der Meilensteine
  • Grafische Darstellung in einem MTA-Chart
  • Ampelsystem zur Visualisierung des Meilensteinstatus
  • Dokumentation der wichtigsten Planänderungen
  • Protokollfunktion für Risiken/Probleme und geplante Aktionen/Lösungen
  • Export als Textdatei oder Grafik (bmp, jpeg, gif)
  • Übersichtliches und einheitliches Reporting
  • Ermöglicht eine einfache Interpretation und dadurch eine schnelle Reaktion auf Terminverzögerungen

Meilensteintrendanalyse in Prin(z)

Ihre Vorteile der KTA:

  • Plan-/Ist-Vergleich für Aufwände/Kosten
  • Status wird grafisch dargestellt (Sollkosten, Ist-Kosten, Trend, Budget,...)
  • Export als Textdatei oder Grafik (bmp, jpeg, gif)
  • Dokumentation der wichtigsten Kostenänderungen
  • Protokollfunktion für Risiken/Probleme und geplante Aktionen/Lösungen
  • Übersichtliches und einheitliches Reporting
  • Ermöglicht eine einfache Interpretation und eine schnelle Reaktion auf Kostenabweichungen

Kostentrendanalyse in Prin(z)

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